L’art de recevoir sans stress : les secrets des pros pour des fêtes vraiment réussies

Organiser une fête peut sembler intimidant. Qu’il s’agisse d’un mariage, d’un anniversaire, d’une remise de diplôme ou d’un dîner intime en famille ou entre amis, les organisatrices Shelby Graves et Alexandra Klassen partagent leurs conseils pour faire briller chaque occasion.

Shelby Graves coordonne des événements, la stratégie et les réseaux sociaux pour la brasserie New Belgium Brewing Co., à Asheville, en Caroline du Nord. Le plus grand événement qu’elle a organisé est le Marathon et Semi-marathon d’Asheville en mars, qui a rassemblé 2 000 coureurs et leurs familles, portant le nombre total de participants à environ 5 000 personnes. Présentée comme « Le grand retour », la course a permis de remonter le moral d’une communauté durement touchée par les tempêtes, tout en mettant en lumière sa résilience.

Alexandra Klassen est directrice de la programmation événementielle à la Chelsea Academy, une école catholique de la maternelle à la terminale à Front Royal, en Virginie. Sa passion pour l’organisation de fêtes a débuté il y a douze ans, lorsqu’elle organisait des soirées entre amies. Grâce au bouche-à-oreille, elle a été sollicitée pour animer d’autres événements locaux. Aujourd’hui, elle travaille presque chaque mois sur des mariages, en plus des événements scolaires.

Qui sera présent ? Rendez votre événement accessible à tous

Comme les événements que Shelby Graves organise rassemblent souvent plusieurs centaines de personnes – comme une soirée cinéma à vélo ou une Silent Disco – ses conseils relèvent d’une véritable stratégie à grande échelle.

« Mon meilleur conseil serait de bien réfléchir au public visé et de veiller à ce que cela reste inclusif pour tout le monde. Gardez à l’esprit votre cible démographique tout en rendant l’événement accessible à tous, en tenant compte de différents types de besoins », précise-t-elle.

La liste de préparation de Mme Klassen intègre les recommandations de Mme Graves sur l’accessibilité et la prise en compte des besoins spécifiques.

« Il est vraiment important, pour toute fête ou événement, d’informer les invités sur ce à quoi ils doivent s’attendre », explique-t-elle. « Si c’est un événement en extérieur, il faut leur dire de prévoir des chaussures adaptées ou une veste s’il fait froid. Est-ce une soirée en tenue de gala ? En tenue professionnelle décontractée ? Ou simplement décontractée ? Ce sont des questions que beaucoup d’invités se posent. Préciser tout cela dès le départ est vraiment essentiel. »

Soyez organisé(e)

Alexandra Klassen entre dans le concret de cette étape préliminaire de l’organisation d’une fête :

« Avant tout, il faut être extrêmement organisé. Il faut tout écrire, car sinon, vous oublierez forcément quelque chose. Donc, soyez rigoureux et méthodique. Ensuite, fixez la date et l’heure de l’événement, trouvez le lieu, puis vérifiez que le nombre d’invités correspond à la capacité de ce lieu. Il faut aussi s’assurer que le traiteur, si vous en avez un, pourra travailler avec l’endroit choisi, comme un club de golf disposant d’une cuisine équipée. »

Mettez tout le monde à l’aise

Dans le film Blast From the Past, un personnage dit que « la définition simple et concise d’un gentleman ou d’une lady est quelqu’un qui fait toujours en sorte que les personnes autour de lui ou d’elle se sentent aussi à l’aise que possible ».

Et c’est là l’un des objectifs ultimes d’un bon organisateur de fêtes.

Quelle que soit la taille de l’événement, Alexandra Klassen s’efforce de faire en sorte que chacun se sente chez soi et bien entouré.

« Je veux m’assurer que les invités sont à l’aise avec les personnes avec qui ils sont assis. Parfois, pour en être certaine, je vais contacter l’un des invités à une table pour sentir avec qui l’autre personne se sentirait bien. Je n’ai pas envie qu’il passe une mauvaise soirée parce qu’il est assis avec huit inconnus. Ce serait terrible, non ? Même chose pour la musique de l’événement. Je fais en sorte qu’elle plaise à tout le monde, qu’il s’agisse de rock, de valse ou autre », avance-t-elle.

« Quand je supervise un événement, mon objectif est de m’assurer que les personnes qui me paient sont satisfaites de tout ce dont nous avons parlé, que je leur offre ce qu’elles attendaient, et, si possible, encore mieux. Je veux aussi que les invités soient heureux. Je veille à être attentive aux besoins d’une personne âgée qui ne peut pas se lever pour aller chercher sa nourriture. Je fais attention aux petits détails. »

Créer la bonne ambiance

Shelby Graves souligne que le souci de l’atmosphère occupe également une place majeure dans sa préparation.

« Je pense qu’il est tout aussi important de penser à vos invités que de créer une ambiance particulière. Par exemple, pour une soirée Silent Disco, nous avons veillé à ce que l’éclairage, l’ambiance et le son soient parfaitement adaptés. La musique de la maison jouait en fond pour accompagner le DJ, de sorte que même sans casque, l’expérience reste cohérente », explique-t-elle.

Enfin, faites-le avec amour

La nourriture cuisinée et servie sans amour est comestible, mais la magie n’y est pas.

Organiser une fête ou une célébration, c’est pareil. Ce qui donne vie à l’événement, ce sont l’enthousiasme et la passion, pas seulement la logistique.

« J’adore organiser des fêtes », confie Shelby Graves. « J’essaie donc de faire des fêtes pour mes collègues ici ou chez moi. J’ai organisé des soirées pour Halloween, Noël, et d’autres occasions. J’adore décorer. »

Alexandra Klassen savoure l’énergie qu’elle ressent quand une fête est réussie.

« En général, je repars toujours avec une super ambiance. J’en garde un excellent souvenir. J’aime beaucoup aider les gens », dit-elle.

Alors, prenez le temps d’établir vos listes et de bien les vérifier. Adoptez une approche pratique pour organiser et gérer votre événement. Faites en sorte que vos invités se sentent à l’aise. Mettez-y de l’amour, et la joie que vous apporterez aux autres vous reviendra en retour.